5 herramientas que toda oficina debe usar en 2018

Los líderes empresariales siempre buscan la fórmula adecuada para obtener el mejor trabajo de su equipo. Intentan inspirar un mejor trabajo que lleve a todos a mejores resultados. ¡Nada fácil!

Una pequeña lección de historia

Las primeras oficinas modernas se construyeron a principios de 1900. La mayoría de ellas se diseñaron con un plano abierto. Esto permitía a los propietarios de negocios agrupar a tantos trabajadores como les fuera possible en un mismo espacio. ¿El resultado? Muchas distracciones.

Alrededor de mediados de la década de 1950, las cosas cambiaron. Se introdujeron cubículos para ayudar a los trabajadores a concentrarse y hacer su trabajo. Esto tuvo desafortunados efectos secundarios: aislamiento y pérdida de la motivación.

Después de la explosión de Silicon Valley, alrededor del 2011, los líderes empresariales vieron el valor real de la colaboración. Por esto, abrir los espacios de trabajo se convirtió en algo «de moda». Esto permitía que las personas trabajaran desde una variedad de espacios, permaneciendo accesibles a sus compañeros de equipo.

Un nueva era de colaboración

Lo primero que debemos advertir es que esto no tiene nada que ver con la creación de un espacio físico más elegante.

Entre la rápida expansión de las empresas globales y el aumento del teletrabajo, muchos equipos se distribuyen en numerosos lugares y husos horarios. Esto se convierte en un desafío para los líderes, quienes deben encontrar formas más innovadoras de mantener la colaboración entre todos.

Las nuevas tecnologías evolucionan constantemente para acomodar a la fuerza de trabajo dispersa y los equipos las utilizan de maneras maravillosamente creativas.

Estas son algunas prácticas que tu oficina puede implementar en 2018:

Tener un cara a cara siempre que sea posible

La mayoría de las veces, las llamadas telefónicas son una pérdida de tiempo. No se puede ver a los participantes de la conversación, por lo cual es fácil interrumpirse mutuamente o desconectarse por completo.

La realidad virtual pronto será una solución muy real para este problema general. De hecho, MiddleVR ya ha desarrollado un software de realidad virtual en el que los usuarios pueden cargar modelos de sus productos y reunirse en la misma «sala» para conversar.

Este tipo de tecnología es algo del siguiente nivel. Pero si no estás listo para invertir en realidad virtual, siempre puedes optar por las videollamadas.

Brainstorming de una nueva manera

Como ya mencionamos, hoy los equipos pueden estar distribuidos en distintas partes del planeta. Entonces, ¿qué ocurre cuando se trata de generar ideas en tiempo real y necesitas un poco más de colaboración?

El equipo de G-Suite en Google lanzó recientemente una pizarra virtual llamada Jamboard. La pantalla parecida a una TV se parece a una pizarra común, pero cada Jamboard se puede conectar para que las personas en diferentes oficinas puedan dibujar en la misma pizarra durante las sesiones de brainstorming.

Aprovecha las tendencias actuales de comunicación

Según Hubspot, el 43% de las personas quiere ver más videos y el 51,9% de los marketers citan el video como el contenido con el mejor ROI. Esta tendencia se puede aplicar para maximizar tu correspondencia de correo electrónico también.

Hay nuevas herramientas como Vidyard que te permiten crear pequeños mensajes de video y enviarlos por correo electrónico a tus colegas. Sin duda es un toque más personal y proporciona tono y contexto.

Si alguna vez has tenido un malentendido por un correo que se interpretó como si estuvieras enojado, sabes lo valiosa que puede resultar esta herramienta.

Categoriza tus conversaciones

Cuando se trata de comunicar los proyectos en proceso, Slack puede ser el medio ideal para mantener a todos en la misma página. Sin embargo, es muy importante que esta herramienta se utilice para hacer que los mensajes sean eficientes.

Lo verdaderamente útil de esta herramienta es que se pueden configurar canales para diferentes temas. De esta manera, se pueden agrupar y categorizar las conversaciones y la información, lo que permite reducir los correos electrónicos y construir una base de conocimiento.

Crea una cultura de gamificación

Walmart y KFC ya han propuesto utilizar juegos de realidad virtual para capacitar a sus empleados. Esto seguramente agregará un poco de diversión de alta tecnología a la cultura de estas compañías. Pero no necesitas mucho dinero para gamificar tus procesos diarios cuando puedes usar la tecnología con la que trabajas para divertirte un poco.

Harvey Health, por ejemplo, presenta un «Trivia Time» semanal. Todos los viernes, uno de los cofundadores de la compañía publica una pregunta y todos envían sus respuestas; el ganador recibe $5 en Bitcoin.

La gamificación no solo aumenta la moral y permite que los compañeros de trabajo se conozcan entre sí. También ayuda a los líderes de la compañía a aprender tácticas de creación y de trabajo en equipo.

¡Que concepto tan novedoso! Cuando los empleados están relajados, cómodos y disfrutan de su entorno, es posible que hagan su mejor trabajo, siempre que tengan un fuerte liderazgo y acceso a la tecnología adecuada. Definitivamente hemos recorrido un largo camino desde los viejos días del cubículo, ¿no es así?